Quando se trata de emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), muitos empresários e contadores enfrentam um desafio comum: as rejeições. Um dos erros mais recorrentes é a rejeição 817, que aponta “Unidade Tributável incompatível com o NCM informado na operação com Comércio Exterior”. Mas o que isso significa realmente? E, mais importante, como podemos resolver essa situação? Neste texto, vamos explorar tudo o que você precisa saber sobre essa rejeição, suas causas, impactos e, claro, as melhores práticas para evitá-la no futuro.
A rejeição 817 ocorre quando a unidade tributável e o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) da mercadoria não se alinham corretamente. Para que você possa entender melhor, a unidade tributável é a quantidade de mercadoria vendida, que deve ser compatível com o código NCM, que caracteriza o produto de acordo com a legislação tributária. A ausência de compatibilidade entre esses dois parâmetros pode resultar em diversas complicações para a empresa, sendo essencial compreendê-las para manter a conformidade fiscal.
Detectar e entender essas rejeições é crucial não apenas para evitar problemas no futuro, mas também para garantir que sua empresa permaneça em conformidade com as normas fiscais. Muitos empresários subestimam a importância da validação dos dados que estão sendo informados na emissão da NF-e, o que pode levar a complicações sérias e até mesmo à auditorias fiscais. Assim, conhecer as causas comuns e as maneiras de resolvê-las é um passo vital no processo de gerenciamento empresarial.
Causas Comuns de Rejeições
Existem várias razões que podem levar à rejeição 817 durante a emissão de uma NF-e. Vamos detalhar as principais causas:
- Cadastro Inadequado de Produtos: Muitas vezes, o cadastro da mercadoria no sistema não está correto. As unidades de medida e os códigos NCM precisam estar em perfeita harmonia.
- Erro na Emissão da Nota Fiscal: Quando os dados inseridos na NF-e, como a unidade, não correspondem ao que está definido para o NCM, isso gera a rejeição. Por exemplo, a unidade “tonelada” não pode ser utilizada para produtos classificados com NCM que indicam unidades de caixa ou litro.
- Atualização do NCM: O NCM pode ter passado por atualizações e, se a empresa não tiver consultado as tabelas mais recentes, pode acabar registrando NCMs desatualizados, levando à incompatibilidade.
- Incompatibilidade no Comércio Exterior: Neste caso específico, quando se trata de operações internacionais, a especificação correta de unidades e NCMs torna-se ainda mais crítica, já que as exigências podem variar de acordo com a legislação do país de origem ou destino.
Impactos das Rejeições nas Empresas
As rejeições podem causar uma série de problemas para as empresas, tanto do ponto de vista fiscal quanto financeiro. Aqui estão algumas das implicações diretas que as rejeições podem trazer:
- Atraso na Emissão de Notas Fiscais: Cada rejeição demanda tempo adicional para correção, resultando em atrasos na emissão das NF-es e, consequentemente, na conclusão das operações comerciais.
- Complicações Fiscais: Problemas de conformidade podem resultar em penalidades, multas e situações que podem levar a auditorias fiscais indesejadas.
- Impactos no Fluxo de Caixa: Atrasos na emissão de notas podem comprometer o ciclo de vendas e, por consequência, o fluxo de caixa da empresa, afetando a solvência e a capacidade de investimento.
Como Resolver Rejeições?
Resolver rejeições como a 817 não é necessariamente complicado, mas requer atenção aos detalhes. Abaixo, um passo a passo para identificar e corrigir a causa da rejeição:
- Verifique o NCM e a Unidade Tributável: Comece conferindo se o NCM que você está utilizando está correto e se o mesmo é compatível com a unidade tributável da mercadoria. Isso pode ser feito consultando a tabela de NCMs.
- Ajuste os Dados no Cadastro do Produto: Caso haja um erro, faça os ajustes necessários no cadastro do produto dentro do seu sistema de gestão.
- Atualize seu Sistema: Mantenha seu software de gestão sempre atualizado. Sistemas mais antigos podem não conter as últimas atualizações de NCM e medidas tributárias.
- Teste a Emissão da NF-e: Após realizar as correções, tente emitir novamente a NF-e para verificar se o problema foi resolvido.
- Documentação Necessária: Em caso de persistência do erro, esteja preparado para reunir toda a documentação necessária que comprove a regularidade do seu produto e a correta classificação fiscal.
Prevenção de Problemas Futuros
Prevenir é sempre melhor do que remediar! Existem algumas práticas que podem ajudar a evitar rejeições futuras na sua operação de emissão de NF-e:
- Treinamento da Equipe: Invista em capacitação para que sua equipe esteja sempre atualizada sobre as regras fiscais e as mudanças que ocorrem frequentemente.
- Auditorias Regulares: Realize auditorias periódicas na sua documentação fiscal e no cadastro de produtos para garantir que tudo esteja correto e atualizado.
- Utilização de Ferramentas de Gestão: Considere usar softwares de gestão que ajudem na validação automática de NCMs e unidades tributáveis na hora da emissão da nota.
- Manter-se Atualizado: Fique atento a mudanças na legislação tributária e atualizações de NCM que podem impactar seus processos.
Suporte Técnico
Se, apesar de seus esforços, você ainda não consegue resolver a rejeição, é hora de buscar suporte técnico. Aqui vão algumas dicas para tornar esse contato mais eficiente:
- Documente o Problema: Faça uma descrição detalhada do erro e das tentativas de solução que você já realizou.
- Tenha os Dados à Mão: Tenha em mãos informações como o CNPJ, número da nota e o erro específico (813) que está ocorrendo.
- Questões Específicas: Pergunte diretamente sobre possíveis requisitos adicionais ou mudanças que podem não estar claras na documentação.
Perguntas Frequentes sobre Rejeições
É natural que surjam diversas dúvidas ao lidar com rejeições de NF-e. Aqui estão algumas perguntas frequentes e suas respostas:
- O que fazer se a rejeição persistir mesmo após a correção? Caso o problema continue, recomendo contatar seu suporte técnico ou consultoria especializada em tributação para obter orientação.
- Como saber se as informações que estou usando estão atualizadas? Consulte periodicamente a tabela de NCM e estude as atualizações fiscais através de órgãos oficiais, como a Receita Federal.
- É possível evitar rejeições completamente? Embora não seja possível garantir 100% de efetividade, a adoção de boas práticas pode realmente reduzir significativamente o número de rejeições que você enfrenta.
A rejeição 817 pode parecer um grande obstáculo, mas com as informações corretas e um planejamento cuidadoso, é possível navegar por esse e outros problemas de conformidade fiscal. Manter-se organizado e estar atento às normas vigentes é a chave para um processo de emissão de NF-e tranquilo e eficaz, ajudando sua empresa a evitar complicações e garantindo um fluxo de caixa saudável.
